viernes, 6 de mayo de 2011

ENTREGA DE MERCANCIAS: CONTROL

CONTROL DE ENTREGAS
REQUISICIONES
Objetivos
asegurar la propia autorización para relevación de mercancías.
Contabilizar las salidas cada día
2.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Controlar el manejo de requisición y solicitud de mercancías, desde como contactar a nuestros proveedores en caso de no tener lo necesario, hasta manejar la entrada y salida de productos, para mantener un control en inventarios el cual debe coincidir con lo encontrado en nuestro almacén.
ENTREGAS
Entrega de mercancías
La recepción de mercancías se puede efectuar también en la cocina, por parte de la gobernanta o en la recepción. La entrega normalmente tiene lugar por la mañana, pero no hay horarios. Por lo tanto, las mercancías son aceptadas todo el día y no se plantean problemas, ya que siempre hay personas en la recepción. Incluso la cocina está abierta hasta las doce. Al recibir la mercancía un empleado tiene que verificar con el albarán su cantidad y calidad.
Después tiene que confirmar la recepción del pedido con su firma. Además existen dos libros de entrada de mercancías. Hay un libro normal para todos los productos y otro para la cocina.
Con respecto a la conservación y el almacenaje el hotel tiene un economato central. Y en la cocina, aparte de las cámaras frigoríficas, otro almacén. En éste almacén se encuentran por ejemplo determinadas bebidas, productos secos y conservas. Hay tres cámaras frigoríficas con temperaturas diferentes, y por eso en cada una se almacenan productos diferentes.
inventarios
a).- Inventario periódico.- Es un control periódico físico, que consiste en un conteo detallado de las mercancías tanto del almacén como de las otras áreas (cocina, cafetería y bar). Este tipo de inventario se debe efectuar en forma obligatoria por lo menos cada fin de mes.
Organigrama del circuito de inventarios mensuales y resultados de gestión:
ALMACEN
ADMINISTRADOR
PROCESO PARA REALIZAR EL CIERRE Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
Impreso Inventario FísicoComprobación física de las existencias realesOpción de Cuadre de AlmacénImprimir Inventario Final
• Entran datos del siguiente mes Recomenzar los procesos diarios
1. Impreso Inventario Físico
2. Comprobación física de las existencias reales
3. Obtener Consumo Neto
4. Imprimir Inventario Final

LISTADOS
Extracto de ComprasExtracto de Salidas del Mes a :
NECESARIOS
Cocina
Bar
Restaurante
Otros
Esquema para determinar un inventario periódico y su relación con los inventarios perpetuos.
Inventario periódico Inventario perpetuo
Inventario inicial
+ Compras
= Existencias disponibles
- Inventario final *
- Inventario final de carnes
= Costo bruto de materia prima

Inventario de alimentos
1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacía adelante.
2. Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.
3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores.
4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.
5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.
6. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar una vez contada.
7. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas.
8. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja.
9. Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que se necesite según la cantidad de mercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo comenzando por el número 10 y continuando de 10 en 10.
10. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.
11. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se buscará en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real
Clases de inventarios
EL INVENTARIO PERPETUO.
Este proporciona un record de todos los productos que se tienen en el manejo de bebidas. Ayuda a determinar el inventario de bebidas en términos de dinero y números de botellas. Las tarjetas de inventario perpetuo permiten tener un récord del número y el costo de compra de las botellas repartidas y recibidas siempre que estas sean repartidas en el área del almacén. Esto se hace sumando el número de botellas recibidas con el número de botellas que se tienen y restando el número de botellas repartidas, así se obtiene el número de botellas que se deben tener en el almacén. Este inventario también es usado para saber cuales son las marcas que más se venden en el establecimiento y así eliminar las que se venden menos y cambiarlas por otras marcas.

INVENTARIO FISICO.
Como complemento del inventario perpetuo, se necesita el inventario físico por lo menos una vez al mes. Este se utiliza para verificar la información que se tiene registrada del inventario perpetuo. Si se presentan discrepancias es necesario resolver el problema inmediatamente, sí estas continúan es recomendable hacer el inventario físico una ve a la semana.

INVENTARIO EN MOVIMIENO.
El inventario de licores representa efectivo. El objetivo de este proceso es el de no mantener el licor en el almacén, pero si el de convertirlo en efectivo lo más rápido posible. El inventario en movimiento es una reflexión de que tan eficientemente un establecimiento puede convertir un licor en efectivo.
El propósito de este inventario es el de mantener el control sobre los productos y para tener información acerca de las ventas.
INVENTARIO MENSUAL DE A Y B
1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacía adelante.
2. Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.
3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores.
4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.
5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.
6. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar una vez contada.
7. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas.
8. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja.
9. Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que se necesite según la cantidad de mercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo comenzando por el número 10 y continuando de 10 en 10.
10. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.
INVENTARIO DE BEBIDAS
El inventario es contar el producto que tienes en cualquier momento y es un componente crítico sobre el control del producto. Para tener el control en el inventario se necesita establecer normas para la salida del producto en el almacén. Se debe tener un inventario tanto en el almacén como en la barra, para así saber con exactitud los productos que se encuentran en el establecimiento

Este procedimiento abarca los inventarios de licores, comida, insumos y bienes muebles del establecimiento. Incluye a la bodega en la que se guardan la materia prima para la producción, así como donde se guarda insumos, vajillas, materiales de oficina.
Los inventarios de licores, cervezas, botellas de agua y bebidas gaseosas que se encuentran en el bar, cocina o cafetería son responsabilidad del barman.

Para el inventario de los licores, cervezas, botellas de agua y bebidas gaseosas: El/la barman hace el inventario dos veces al día, una al comienzo del turno (del barman) y otro al cierre del turno de la noche. Estos inventarios sirven como un control para que el Jefe de alimentos y bebidas revise la rotación y uso de los licores. Los valores del inventario se anotan en la hoja de inventario el mismo que está ordenado de acuerdo al tipo de licor. Esta hoja contiene, además de los nombres de los licores, otras materias primas e insumos:
agua tónica
bebidas gaseosas
Servilletas
Sorbetes
Granadina
cigarrillos.
PARSTOCK
La lista de pack stop debe mantenerse en todos los bares para la salida de las botellas de vino, las botellas vacias de vino deben ser guardadas en la bodega con las requisiones sometidas, la requisición debe corresponder con la botella completa de slip de los capitanes
Establecimiento de par stock
Una igualdad conveniente para cada articulo se establece en cada uno de los bares agrando un 50% a un 70% factor de seguridad como lo son situaciones extraordinarias de la cantidad usada un día muy activo, del reporte de ventas diarias, el día mas activo de la semana es determinado tomando un inventario de apertura y cierre.
REQUISICIONES DEL BAR
Colocación de cintas o sellos en las botellas de licores fuertes antes de su salida.
Propósito de cintas o sellos:
el propósito de colocar cintas o sellos en las botellas es para asegurar que solamente estas botellas que salen de la bandeja del hotel estan en el bar.
2. SELLOS O CINTAS PARA EL BAR EN BANQUETES:
Hay dos clases de cintas o sellos de diferentes colores :
CONTROL DE CINTAS
Cintas: azul ------------------ para salidas del bar
Rosado : ---------------------- para salidas de banquetes
Sellos: mitad banda azul para salida del bar.
Mitad banda rosada para salidas de banquetes.
Las botellas que contienen cervezas y bebidas suaves no necesitan su estampilla.
Transferencia de botellas
Cuando una botella es transferida hacia el bar de banquetes la cinta o sello deben ser cambiados lo mas pronto posible, este cambio debe ser hecho por un miembro del departamento de control de costos o almacenista.
Cuidado de sellos y cintas: evite confusiones inadvertidas los sellos deben tener la marca BAR Y BANQUETES en un lugar notorio
RESPONSABILIDAD EN LA INSPECCION DE SELLOS Y CINTAS: la presencia de sellos y cintas es revisada por :
El almacenista, cuando las botellas vacias sean devueltas para cambiarlas por botellas llenas.
El controlador de costos de bebidas, mientras hace el inventario de bar

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Girardoteño, con estudios en Hoteleria, experiencia en Hoteles como en el area de alimentos yBebidas, instructos en el area de Hoteleria